Digitale Dokumente erklärt –
Praxiswissen für Bau & Logistik
Was sind digitale Dokumente?
Digitale Dokumente sind elektronische Dateien, die Informationen in strukturierter oder unstrukturierter Form enthalten. Sie können auf digitalen Geräten gespeichert, bearbeitet und geteilt werden. Im Gegensatz zu klassischen Papierdokumenten existieren sie nicht physisch, sondern als Daten, beispielsweise in den Formaten PDF, DOCX oder TXT.
Der große Vorteil digitaler Dokumente liegt in ihrer Flexibilität: Sie lassen sich leicht durchsuchen, duplizieren, versionieren und automatisiert verarbeiten. Auch die Integration in digitale Workflows, etwa durch Dokumentenmanagementsysteme (DMS), ist problemlos möglich. Ob Verträge, Rechnungen, Präsentationen oder technische Zeichnungen – digitale Dokumente spielen heute eine zentrale Rolle in Unternehmen, Behörden und im privaten Bereich. Sie ermöglichen effizientere Arbeitsabläufe, fördern die Nachhaltigkeit durch Papierverzicht und bieten bessere Archivierungs- sowie Suchmöglichkeiten. Mit fortschreitender Digitalisierung wächst auch die Bedeutung standardisierter Formate, Metadatenstrukturen und Sicherheitsmechanismen wie digitale Signaturen oder Verschlüsselungen.
Digitale Dokumente ersetzen klassische Papierformulare in Bau und Logistik z. B. Lieferscheine, Übergabeprotokolle oder Freigaben. Sie liegen elektronisch vor, sind durchsuchbar, speicherbar und über API-Anbindung in Systeme wie ERP, TMS oder externe Tools integrierbar.
Ihr Vorteil: Sie können rechtskonform unterschrieben, archiviert und automatisiert weiterverarbeitet werden – ganz ohne Scanner oder Drucker.
Digitale Dokumente vs. Papier – was ist besser?
Die Frage, ob digitale Dokumente Papierdokumente ersetzen können, stellt sich heute mehr denn je. Während Papier jahrhundertelang als Träger von Information galt, gewinnen digitale Formate zunehmend an Relevanz. Der größte Unterschied liegt in der Zugänglichkeit und Effizienz: Digitale Dokumente sind ortsunabhängig abrufbar, lassen sich einfach durchsuchen und ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung, etwa durch OCR (Optical Character Recognition) oder KI-gestützte Texterkennung.
Papierdokumente hingegen sind physisch greifbar, benötigen jedoch Lagerplatz, verursachen höhere Kosten (Druck, Versand, Archivierung) und sind anfällig für Beschädigungen oder Verlust. Zudem gestaltet sich die Suche nach bestimmten Inhalten deutlich langsamer.
Aus rechtlicher Sicht sind viele digitale Dokumente mittlerweile gleichwertig oder sogar überlegen – insbesondere wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Dennoch gibt es Szenarien, in denen Papier weiterhin bevorzugt wird, etwa bei notariellen Verträgen oder in konservativen Verwaltungsstrukturen. Die Zukunft gehört aber klar den digitalen Dokumenten – nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeit, sondern auch wegen der Effizienz, Skalierbarkeit und besseren Integrationsfähigkeit in moderne digitale Ökosysteme.
Welche digitalen Dokumente nutzt man im Alltag oder in Unternehmen?
Digitale Dokumente sind so vielfältig wie die Anforderungen, die an sie gestellt werden. Im Alltag begegnen uns zahlreiche Dokumenttypen: Vom PDF-Dokument für Rechnungen und Handbücher über das DOCX-Format für Word-Texte bis hin zu grafischen Formaten wie TIFF für Scans oder strukturierten Textformaten wie TXT oder CSV.
In Unternehmen unterscheidet man oft zwischen strukturierten (z.B. XML, JSON), halbstrukturierten (z.B. HTML, E-Mails) und unstrukturierten Dokumenten (z.B. gescannte Briefe, Texte ohne klare Metadaten). Auch die Funktion spielt eine Rolle: Verträge, Angebote, Präsentationen, technische Dokumentationen oder interne Berichte sind nur einige Beispiele.
Je nach Branche kommen auch spezifische Datenformate zum Einsatz: E-Invoicing-Formate wie ZUGFeRD in der Buchhaltung oder AKIM im Bauwesen. Für Unternehmen ist es wichtig, eine sinnvolle Dokumentenklassifikation zu etablieren, um Inhalte effizient zu verwalten, zu archivieren und wiederauffindbar zu machen.
Welche Dateiformate gibt es für digitale Dokumente – und wofür werden sie genutzt?
Die Welt digitaler Dokumente kennt viele Formate – einige davon sind Standard, andere eher spezialisiert. Zu den bekanntesten zählen:
- PDF (Portable Document Format): Ideal für den universellen Austausch und die Archivierung. Layouttreue und Plattformunabhängigkeit sind zentrale Vorteile.
- DOCX: Das Standardformat von Microsoft Word. Es eignet sich hervorragend für editierbare Textdokumente.
- TIFF (Tagged Image File Format): Häufig genutzt für hochwertige Scans oder Archivierung, da es verlustfrei arbeitet und Metadaten speichern kann.
- TXT: Einfaches Textformat ohne Formatierung – ideal für Rohtexte, Skripte oder Programmcode.
Darüber hinaus gibt es viele branchenspezifische Formate oder neuere Entwicklungen wie Markdown (MD) für technische Dokus oder EPUB für E-Books. Die Wahl des Formats hängt stark vom Verwendungszweck ab – ob editierbar, durchsuchbar, kompatibel mit bestimmten Tools oder langzeitarchivierungsfähig. Für SEO-relevante Inhalte auf Webseiten kann auch HTML als Dokumentform eine Rolle spielen.
Was macht digitale Dokumente besonders – und worauf sollte man achten?
Digitale Dokumente besitzen eine Reihe technischer und funktionaler Eigenschaften, die sie von physischen Unterlagen unterscheiden. Eine der wichtigsten Eigenschaften ist ihre Maschinenlesbarkeit – d. h. sie lassen sich durchsuchen, analysieren und durch Software weiterverarbeiten. Außerdem bieten sie Versionierungsmöglichkeiten, können mit Metadaten (z. B. Erstellungsdatum, Autor, Schlagworte) versehen werden und lassen sich mit Zugriffsrechten versehen – ein wesentlicher Punkt für Datenschutz und IT-Sicherheit.
Weitere typische Eigenschaften sind:
- Portabilität einfaches Teilen über verschiedene Plattformen
- Editierbarkeit je nach Format eingeschränkt oder voll
- Integrationsfähigkeit z.B. in DMS, ERP oder CRM-Systeme
- Langzeitarchivierbarkeit z.B. PDF/A für rechtssichere Speicherung
- Medienunabhängigkeit Nutzung auf PC, Tablet, Smartphone
- Automatisierungsfähigkeit z.B. durch Workflows, KI-Auswertung, OCR
Besonders für Unternehmen ist es entscheidend, die Eigenschaften digitaler Dokumente zu verstehen und gezielt zu nutzen, um Prozesse zu optimieren und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Was kann Frachtigall?
Mit Frachtigall erstellen, übergeben und signieren Sie digitale Dokumente direkt im Browser – ganz ohne App oder Hardware.
- Dokumente live erstellen & unterschreiben – mit automatischer PDF-Erstellung
- Integration in TMS, ERP & APIs mit sofortigem Zugriff auf Belege
- Sichere Archivierung mit DSGVO-konformer Speicherung in Europa
- Individuelle Dokumenttypen & Layouts – abgestimmt auf Ihre Branche
Bonus: Revisionssichere Archivierung – was heißt das?
Digitale Dokumente müssen oft viele Jahre aufbewahrt werden – z. B. 6 Jahre bei Lieferscheinen oder 10 Jahre bei Rechnungen. Revisionssichere Archivierung bedeutet:
- Dokumente dürfen nicht verändert werden (Unveränderbarkeit)
- Zugriffe werden protokolliert (Nachvollziehbarkeit)
- Archivierung muss organisiert & gesichert sein (Verfügbarkeit)
Frachtigall erfüllt diese Anforderungen und archiviert Ihre Daten auf sicheren Servern in der EU.